Samtal om beslutsstöd – Butikschef/KF

En serie artiklar med chefer och beslutsfattare på olika nivåer inom olika branscher. Vi får reda på vilka de viktigaste nyckeltalen är och vad de används till. Som avslutning bjuds vi även på några tips om hur beslutsstöd kan förbättras ytterligare.

Idag har turen kommit till Ove Dahlberg, nyligen pensionerad butikschef inom KF.

En stor mängd information

En butikschef får en mycket stor mängd data och information om hur det går för butiken.  Det mest centrala är resultatrapporteringen som levereras varje månad. Det finns siffror på i stort sätt allt som det går att få siffror på, så det viktigaste jobbet för en butikschef är att veta vilka data han skall fokusera på.

Då en del saker är beslutade på andra nivåer inom företaget som t.ex. sortiment och marknadsföring blir det mer intressant att se på data som kan indikera saker som går att förbättra i den egna butiken.

3 viktiga nyckeltal

Snittköp per kund

Beskriver
Hur mycket varje betalande kund handlar för i genomsnitt.

Används till

Det är en sanning inom de flesta branscher att det är mer lönsamt att behålla och utveckla en befintlig kund än att skaffa en ny. Det är därför viktigt att se att kunderna hittar mer och mer som de vill handla i den egna butiken och att snittköpet därför går upp med tiden.

Om snittköpet sjunker är det bra att borra lite i de siffrorna för att få reda på om det är någon speciell avdelning som har drabbats. Det är de avdelningsansvariga som skall se till att hyllorna fylls på med varor och om det inte sköts på rätt sätt så förlorar butiken möjlig försäljning.

Antal kunder

Beskriver

Hur många kunder som handlar i butiken.

Används till

Enligt Ove Dahlberg är detta ett viktigt mått på hur populär butiken är. Om siffran sjönk så reagerade han genom att fråga runt och vara extra uppmärksam kring saker som kunde få kunder att inte vilja komma till deras affär.

Saker som dålig städning, tomma hyllor och personal som inte gör sitt yttersta för att hjälpa och vara trevliga mot kunderna får antalet kunder att minska. En av butikschefens viktigaste uppgifter är att fånga upp dessa signaler och mycket snabbt rätta till eventuella brister.

Svinn

Beskriver

Hur mycket av de inköpta varorna som behöver kasseras.

Används till

Data kring svinn behöver brytas ner på avdelningsnivå och blir då ett viktigt mått på hur duktig en avdelningsansvarig är på att sköta sina beställningar. Med pressade marginaler och fasta kostnader för butik, personal och marknadsföring blir beställningskompetensen extremt viktigt för den enskilda butiken. Om en butik är bra på att beställa rätt mängd varor så kommer det totala försäljningsresultatet att bli bra och vise versa.

Det är butikschefens ansvar att utse, stötta och byta ut de som är ansvariga för respektive avdelning. Nyckeltalet för svinn hjälper honom att se om han gör ett bra jobb i det avseendet.

3 tips för bättre beslut

Förenkla och förtydliga

Ove framhåller att en egenskap som har gjort det lättare för honom att lyckas som butikschef är att han ”Älskar siffror”. Det behövdes, säger han, eftersom den magkänsla som ledde honom rätt i många av hans beslut påverkades av de timmar han varje vecka ägnade åt att studera all data som sändes till honom.

Eftersom inte alla ”älskar siffror” så tror han att det finns förbättringar att göra så att fler än de som är som han själv får möjligheten att lätt ta till sig den information som finns dold i floden av data.

Det kan röra sig om stapeldiagram och kurvor istället för siffror i kolumner. Det kan vara trender som visualiseras med pilar och färger. Det enkla och tydliga har lättare att påverka den magkänsla som sedan styr i de enskilda besluten.

Fånga och visa yttre påverkansfaktorer

Det är lätt att en butikschef och hans avdelningsansvariga är så fokuserade på det dagliga arbetet att de inte klarar att fånga de trender och händelser som kommer att påverka försäljningen på lite längre sikt.

Om en leverantör hittar på en ny produktserie som snabbt vunnit popularitet hos kunderna så behöver butiken notera det för att snabbt ta in den i sortimentet. Om den inte gör det förlorar man både försäljning av den aktuella varan och i värsta fall även kunden som väljer en annan butik för att hitta den nya varan.

Här finns en potentiell förbättring som en central enhet inom en butikrörelse kan erbjuda sina butiker. Om butiken skulle få information om yttre händelser och trender serverat på ett lätt och tillgängligt sätt så skulle den snabbare kunna hänga på och anpassa sig till marknadens ständiga rörelse.

Närvaro är viktigare än system

Att bygga en del av sin magkänsla på siffror och diagram är nödvändigt, men det är enligt Ove viktigt att poängtera att den stora delen kommer ifrån den direkta närvaron i butiken. Den information som han fick genom att hela tiden vara i butiken och arbeta med både varor, kunder och personal gav honom den fingertoppskänsla som skiljer en bra chef från en duglig sådan.

Hur fina systemen än blir och hur mycket data som än serveras kan de aldrig ersätta den egna närkontakten med de personer, kunder och personal, som skall påverkas av de beslut som skall fattas.